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Estia SpA è una società che ha industrializzato l'amministrazione condominiale attraverso una struttura di filiali sul territorio nazionale che gestiscono i condomini localmente e una sede centrale che ne coordina tutta l'operatività e le relazioni con i condomini.
Estia aveva la necessità di dotarsi di un applicativo web che mettesse in relazioni gli operativi di filiale sul territorio, la sede centrale e l'utenza finale, minimizzando i tempi di risposta e l'impegno delle risorse.
Durante la fase di avviamento della nuova società, i progettisti di OTTO insieme ai responsabilil IT di Estia hanno analizzato i diversi workflow di lavoro e le possibili automazioni dei processi, in modo da sviluppare una web app che si adattasse nel migliore dei modi alle specifiche esigenze. La fase di analisi e progettazione è stata particolarmente delicata e importante, in quanto la mancanza di casi d'uso reali ha imposto uno sforzo progettuale notevole.
Una delle caratteristiche più importanti e che ha impegnato il team di sviluppo consiste nel costante collegamento tra il backend del sistema Estia con due prodotti già esistenti sul mercato: il software per la gestione condominiale Arcadia e Arxivar, applicativo web per l'archiviazione documentale.
Sono state sviluppate apposite API in grado di interrogare i dati sia di Arcadia sia di Arxivar e, in alcuni casi, di apportare delle modifiche, grazie a sviluppi ad hoc sui sistemi.
I dati esterni vengono poi decorati e integrati con i dati elaborati direttamente dalla webapp e presentati con le diverse applicazioni di frontend.
Gli amministratori di Estia che operano sul territorio hanno accesso ai dati a seconda della propria area di competenza. Il personale di headquarter invece può visualizzare e operare su tutti i condomini.
Anche le differenti funzioni sono associate ai ruoli aziendali: dal customer service all'ufficio legale, dall'albo dei fornitori all'ufficio della contabilità condominiale.
Un'altra webapp, che utilizza gli stessi dati, è quella sviluppata per i condòmini, proprietari o inquilini.
Attraverso una interfaccia semplificata possono recuperare in tempo reale le informazioni relative alla propria abitazione: documenti, rate condominiali, dati urbanistici e catastali. Hanno anche a disposizione uno strumento di ticketing per richiedere interventi o informazioni al personale Estia.
Il TMS, acronimo di Task Management System, è lo strumento più potente che è stato sviluppato nel progetto Estia.
Con il TMS è possibile gestire dinamicamente tutti le problematiche aziendali attraverso task semiautomatizzati. Un'area di configurazione permette di istanziare dei categorie di task, con i relativi flussi e gli automatismi di apertura, scadenza, notifica relativi.
I task vengono preassegnati a specifici ruoli o utenti aziendali, in funzione dei parametri di configurazione. Anche le scadenze, le priorità e gli altri dati relativi ai task e ai sottotask sono preimpostabili in configurazione.
